Cuando hablamos de la gestión de proyectos y optimización de procesos, hay dos metodologías muy interesantes que pueden servir para este fin, Kanban y Scrum. Ambas tienen como objetivo aumentar la eficiencia, la visibilidad y la colaboración en los equipos de trabajo.
La gestión de proyectos y la optimización de procesos de cualquier tipo, no son solo términos de moda, sino puntos fundamentales para el éxito. Adoptar metodologías efectivas se convierte en una necesidad cada vez mayor y más cuando los equipos son multi disciplinarios. Aquí entra en juego la elección entre dos poderosos enfoques: Kanban y Scrum
La elección entre Kanban y Scrum, depende de la naturaleza y las necesidades específicas de la organización. Ambos enfoques comparten la visión de mejorar la gestión de proyectos y la optimización de procesos, pero difieren en cómo abordan aspectos concretos. En mi caso interno con mi agencia, así como en la consultoría que damos a otras agencias y equipos de marketing sobre estas metodologías, el combinar ambas puede llevar a un cambio significativo en la productividad y eficiencia.
Kanban
Esta metodología se remonta a la década de 1940 en Japón, específicamente en Toyota, el fabricante de autos. El ingeniero industrial Taiichi Ohno, buscaba mejorar la eficiencia en la producción y la gestión de inventarios en Toyota; él fue una figura clave en el desarrollo de Kanban.
La palabra “Kanban” en japonés se traduce como “tarjeta visual”. Se originó a partir de la idea de utilizar tarjetas visuales para controlar el flujo de producción. Estas tarjetas representaban tareas o productos y se utilizaban para indicar cuándo y cuánto producir. Con el tiempo, Kanban evolucionó para convertirse en una herramienta poderosa para la gestión de proyectos y la optimización de procesos en diversos campos más allá de la manufactura.
El método Kanban se basa en el concepto de flujo constante y visualización de tareas. Su enfoque es mejorar la eficiencia y la entrega continua a través de la visualización de tareas en un tablero Kanban. En este tablero, las tareas se representan como tarjetas que avanzan a través de las diferentes etapas del proceso.
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Supongamos que estamos gestionando un equipo de desarrollo de software. Utilizar Kanban permitiría visualizar el flujo de trabajo de principio a fin. Comenzarías colocando las tareas pendientes en la columna “Por Hacer”, luego se moverían a las columnas “En Progreso” y “Listas para Prueba”, hasta finalmente llegar a “Completadas”. Este enfoque te brinda una visión clara de dónde se encuentra cada tarea en todo momento y permite una toma de decisiones más informada. Muchas empresas sin saberlo utilizan algunos principios de Kanban dentro de sus procesos.
Veamos otro ejemplo, un equipo en una agencia de marketing utilizando Kanban, podría gestionar proyectos de manera más eficiente. En una campaña de redes sociales, el tablero Kanban tendría columnas como “Investigación y Planeación”, “Creación de Contenido”, “Arte”, “Revisión y Aprobación”, “Programación” y “Publicación”.
Si una tarea se detiene en la columna de “Revisión y Aprobación”, podrías identificar rápidamente el problema y tomar medidas para resolverlo, además de asignar prioridades según las necesidades del cliente y asegurarte de que el equipo esté enfocado en las tareas correctas en cada momento.
SCRUM
Scrum tiene su origen en la década de los 80´s en el desarrollo de software. Jeff Sutherland y Ken Schwaber son los principales creadores y promotores de Scrum. Su enfoque se inspiró en gran medida en el trabajo de Takeuchi y Nonaka, quienes presentaron el concepto de “Scrum” en su artículo de investigación “Rugby Approach to New Product Development”.
La idea detrás de Scrum es la agilidad y la colaboración. El término “scrum” proviene del rugby, donde los jugadores se unen para lograr un objetivo compartido. Sutherland y Schwaber adoptaron este enfoque para el desarrollo de software, creando un marco de trabajo que enfatiza la entrega continua, la adaptabilidad y la comunicación constante entre los miembros del equipo.
A medida que Scrum se popularizó en el mundo del desarrollo de software, su enfoque ágil y sus principios se extendieron a otras áreas, convirtiéndose en una metodología valiosa para la gestión de proyectos en diversos sectores.
Scrum se basa en ciclos de trabajo llamados “sprints”. Cada sprint tiene una duración fija, generalmente de dos a cuatro semanas, durante las cuales se llevan a cabo actividades planificadas. Scrum se enfoca en la colaboración intensa entre los miembros del equipo, con roles claramente definidos como Scrum Master y Product Owner.
Un ejemplo de SCRUM en una agencia; establece sprints semanales para generar contenido para redes sociales. En la reunión de planificación, el equipo decide los temas y formatos de las publicaciones.
Durante la semana, se crean los gráficos, se redactan los textos y se programan las publicaciones. La revisión al final del sprint permite identificar qué contenido tuvo mayor impacto y planificar ajustes para el próximo sprint.
Kanban y Scrum trabajando juntas
Ambas metodologías son muy útiles se pueden utilizar en conjunto para obtener lo mejor de ambas. Esto es algo que aplico junto con mi equipo en consultoría para equipos de marketing y agencias con mucho éxito desde hace algunos años. veamos como hacerlo.
Planificación Estratégica con Scrum: Comienza con un enfoque Scrum para la planificación estratégica a largo plazo. Define sprints de 1 a 2 meses para analizar el panorama general, establecer objetivos y planificar las estrategias de marketing. Durante estas reuniones de planificación, el equipo define las prioridades para el próximo sprint estratégico y determina las estrategias clave para trabajar.
Implementación de Sprints de Trabajo con Scrum: Una vez que hayas establecido las estrategias, implementa sprints Scrum más cortos, de 2 a 3 semanas, para ejecutar las tácticas y proyectos específicos. Durante estos sprints, el equipo se enfoca en la creación y entrega de contenido, desarrollo de campañas, optimización de estrategias, etc.
Visualización y Seguimiento con Kanban: Paralelamente, utiliza Kanban para visualizar y rastrear el flujo de trabajo diario y las tareas operativas. Crea un tablero Kanban con columnas que representen diferentes etapas del proceso, como “Por Hacer”, “En Progreso”, “En Revisión” y “Completadas”. Las tareas y actividades que surgen del sprint Scrum se agregarán a este tablero para una gestión y seguimiento más detallado.
Gestión de Tareas Diarias con Kanban: Las tareas y actividades individuales, como la creación de contenido, diseño gráfico, revisión y aprobación, pueden ser gestionadas a través del tablero Kanban. A medida que cada tarea avanza a través de las columnas, todos los miembros del equipo pueden ver su progreso, lo que promueve la transparencia y la colaboración.
Conclusión
Después de varios años implementando internamente estas metodologías y ofreciendo consultoría a otras agencias y equipos de marketing, he podido ver cambios significativos en las primeras semanas de implementación. Los equipos de trabajo que siguen estas metodologías con el paso del tiempo se vuelven más eficientes, analíticos y proactivos y esto se ve reflejado en los proyectos donde se involucran.
