Antes de entrar a revisar la matriz, va la pena decir que esta matriz fue inspirada por el expresidente de Estados unidos Dwight Eisenhower, que se caracterizaba por su formad e ordenar y priorizar el trabajo. Algunos años después Stephen Covey, conocido autor de varios libros sobre productividad y liderazgo fallecido en 2012, organiza esa forma tan peculiar de trabajar y la publica como una metodología para organizar la prioridades.
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. – Dwight D. Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es una sencilla herramienta de toma de decisiones que te ayuda a distinguir entre las tareas importantes, las no importantes, las urgentes y las no urgentes. Divide las tareas en cuatro casillas que priorizan las tareas en las que debes centrarte primero y las que debes delegar o hasta eliminar.
La diferencia entre tareas urgentes e importantes
Las tareas urgentes son sensibles al tiempo y exigen tu atención. Son tareas que te sientes obligado a abordar. Centrarse en las tareas urgentes le sitúa en una mentalidad reactiva, que puede hacer que se sienta a la defensiva, con prisas y con un enfoque limitado.
Las tareas importantes contribuyen a tu misión, valores y objetivos a largo plazo. Puede que no produzcan resultados inmediatos (lo que hace que sea fácil descuidarlas). A veces puede suceder que las tareas importantes también sean urgentes, pero normalmente no lo son. Centrarse en las tareas importantes te hace tener una mentalidad receptiva, que puede hacerle sentir tranquilo, racional y abierto a nuevas ideas.
La gente tiende a creer que todas las tareas urgentes son también importantes, cuando a menudo no lo son. Esta confusión puede tener que ver con nuestra preferencia por centrarnos en problemas y soluciones a corto plazo, ya que no es fácil para todos pensar en el futuro.
La Matriz Eisenhower se divide en cuatro partes:
Cuadrante 1: Importante y urgente / Hacer
Cuadrante 2: Importante pero no urgente / Planificar
Cuadrante 3: Urgente pero no importante / Delegar
Cuadrante 4: No importante, no urgente / Eliminar
1. Tareas urgentes e importantes
Las tareas urgentes e importantes son crisis inmediatas que requieren la atención en este momento y al ser urgentes no se pueden posponer.
2. Tareas no urgentes pero importantes
Por lo general la gente más productiva pasa la mayor parte de su tiempo aquí: este cuadrante es el que produce más satisfacción. Covey lo llamó el cuadrante de la calidad.
Las tareas no urgentes pero importantes te ayudan a conseguir los objetivos y no tienen un plazo de entrega urgente.
3. Tareas urgentes y no importantes
La mayoría de de la gente pone más atención en este cuadrante. Creen que están trabajando en tareas urgentes que son importantes para ellos cuando en realidad, completar estas tareas no les acerca a sus objetivos realmente.
Las tareas que caen en este cuadrante son casi siempre interrupciones o hasta distractores, porque son tareas en las que ayudas a otros a cumplir sus objetivos, pero no aportan al propio.
Estas tareas por egoísta que parezca, es mejor delegarlas
4. Tareas no urgentes y no importantes
Esta es la tarea más común por la mayoría de la gente porque brindan cierta comodidad, ya que no son urgentes, ni te ayudan a alcanzar los objetivos a largo plazo. Son simplemente distracciones de lo que realmente importa.
Dependiendo la persona, estas tares pueden ser el ir a la tienda en horario de trabajo y comprar cosas para otras personas, el tomarse más tiempo del establecido para comer o distraerse, etc.
Estas tareas al ser un desperdicio de tiempo vale la pena eliminarlas.
“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino programar tus prioridades”. – Stephen Covey
La mayoría de las personas luchan por encontrar tiempo en sus apretadas agendas para abordar esas tareas importantes pero no urgentes. Integrar la Matriz Eisenhower en tu flujo de trabajo diario te ayudará a programar tus prioridades en función de lo que realmente es importante.
El conocimiento que no se comparte, pierde por completo su valor
